Korekty dokumentacji księgowej
Polegają na nieprawidłowych, opóźnionych oraz zaniechanych zapisach księgowych i dotyczą dokumentów znajdujących się w księgowości. Możliwość popełnienia błędów występuje w każdej fazie ewidencji działalności gospodarczej. Ich występowanie narusza nadrzędną zasadę rachunkowości – zasadę wiarygodności, która polega na tym, że rachunkowość jednostki gospodarczej ma odzwierciedlać rzetelnie i jasno jej sytuację majątkową i finansową, wynik finansowy oraz rentowność. Oznacza to, że powinna ona wiernie odzwierciedlać zaistniały stan, na podstawie faktycznie dokonanych operacji, oraz uczciwie prezentować informacje wynikające z ksiąg rachunkowych. Aby zatem mogła być realizowana zasada wiernego i rzetelnego obrazu, nie mogą w ewidencji księgowej wystąpić b.d.k.
Według zakresu przedmiotowego rozróżnia się b.d.k. dotyczące: dokumentacji pierwotnej, wtórnej, inwentaryzowanej (np. nieprawidłowa dekretacja, nieprawidłowo sporządzone polecenie księgowania, niewłaściwe zaliczenie dokumentu do jednego z kolejnych okresów sprawozdawczych, nieprawidłowe zestawienie dokumentów księgowych, niekompletna dokumentacja wewnętrzna); urządzeń księgowych syntetycznych i analitycznych oraz błędów w nich występujących (np. opuszczenie zapisu księgowego, dwukrotne zaksięgowanie na tym samym urządzeniu księgowym tego samego dowodu lub tej samej operacji gospodarczej, zniekształcenie danych źródłowych w czasie dokonania zapisu, zapisanie w nieprawidłowym miejscu – rubryce, wierszu – urządzenia księgowego, błędne sumowanie obrotów i sald w urządzeniach księgowych); zestawień pomocniczych i kontrolnych (np. zniekształcenie, opuszczenie, powtórzenie danych liczbowych przy ich przepisywaniu z urządzeń księgowych do zestawień, błędy powstałe przy dodawaniu obrotów i sald lub przy odejmowaniu obrotów).
Poszukiwanie b.d.k. Poszukuje się ich przez przeprowadzenie inwentaryzacji, uzgadnianie kont, zestawienia kontrolne. Poszukiwanie b.d.k. ma na celu ścisłe określenie ich rodzaju, miejsca i sposobu usunięcia. Część b.d.k. stanowią błędy cyfrowe, które można wykryć różnymi sposobami. Najczęściej występują błędy tzw. czeskie, polegające na przestawieniu cyfr w liczbie (np. 225 zamiast 252). Różnica między liczbą prawidłową a liczbą z „czeskim” błędem jest zawsze podzielna przez 9 (252 – 225 = 27). Usunięcie błędu musi być dokonane bez naruszenia mocy dowodowej ksiąg rachunkowych. Niedopuszczalne jest wymazywanie, wyskrobywanie czy wywabianie błędów księgowych lub dokonywanie przeróbek.
Poprawianie b.d.k. B.d.k. stwierdzone w urządzeniach księgowych poprawia się – zgodnie z ustawą o rachunkowości – w zależności od charakteru błędu i momentu jego ujawnienia przez korektę lub storno. Korekty dokonuje się, jeżeli błąd został ujawniony przed zamknięciem miesiąca. Przekreśla się wówczas błędną treść lub liczbę, zachowując jednak ich czytelność. Następnie zamieszcza się zapis prawidłowy, który musi być podpisany (skrót podpisu) przez osobę upoważnioną, oraz datę dokonania poprawki.
Poprawki muszą być naniesione jednocześnie we wszystkich urządzeniach księgowych, w których nastąpił mylny zapis. Ten sposób poprawiania błędów nie może być stosowany w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, a także gdy nastąpiło już zamknięcie miesiąca. Korekta jest dokonywana bez specjalnej dokumentacji. Błędy księgowe ujawnione po zamknięciu miesiąca, w wyniku inwentaryzacji, uzgodnień zapisu na kartach, podczas sporządzania zestawień kontrolnych oraz w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera są poprawiane za pomocą storna.
Ten sposób poprawiania błędów księgowych polega na tym, że każda korekta błędnego zapisu w tych księgach musi być udokumentowana poleceniem księgowania, w którym podaje się dane identyfikujące błędnie zaksięgowaną operację, zapisane błędnie dane księgowe, dane poprawne oraz inne dane uzasadniające korektę błędnie dokonanego zapisu. W praktyce mogą być stosowane dwa rodzaje storna, tj. storno czarne (dodatnie) albo storno czerwone (ujemne). Storno czarne polega na wykorzystaniu liczb dodatnich. Storno czarne może wystąpić w postaci: storna zupełnego (całkowitego) lub storna czarnego częściowego. Korekta błędnego księgowania stornem czarnym polega na wprowadzeniu do ksiąg zapisu korygującego na tych samych kontach, na których figuruje błędny zapis, ale po odwrotnej ich stronie. Po wystornowaniu błędu operację należy zaksięgować poprawnie. Storno czerwone – korekta błędnego księgowania zapisem ujemnym – polega na wprowadzeniu do ksiąg zapisu korygującego za pomocą liczb ujemnych, na tych samych kontach i po tych samych stronach, na których dokonano błędnego zapisu. Korekta zapisu za pomocą storna czerwonego ma tę zaletę, że zachowuje przejrzystość zapisów na kontach i nie powoduje zniekształcenia obrotów. Dlatego storno czerwone stosuje się na kontach wynikowych i kontach służących do ewidencji funduszów. Niedozwolone jest stosowanie storn czarno-czerwonych.
Korekta błędów VAT. Korekta błędów w księgach rachunkowych dotycząca operacji podatku od towarów i usług (VAT) powinna być dokonana z uwzględnieniem ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz przepisów rozporządzeń Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów tej ustawy. Oznacza to, że korekta sprzedaży towarów i usług oraz VAT należnego w księgach rachunkowych sprzedawcy oraz korekta wartości zakupów towarów i usług oraz VAT naliczonego u nabywcy może być dokonana wyłącznie na podstawie potwierdzonej faktury korygującej. Korekta na podstawie tych dokumentów dotyczy błędów wynikających z uprzednio zaksięgowanych faktur VAT. W razie stwierdzenia, że w deklaracji VAT-7 zaniżono kwotę zobowiązania z tytułu VAT, czyli wykazano kwotę niższą od kwoty należnej, wówczas organ skarbowy określa wysokość tego zobowiązania w prawidłowej wysokości oraz ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe. W razie stwierdzenia, iż w deklaracji VAT-7 wykazano kwotę zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego wyższą od kwoty należnej, organ podatkowy określa kwotę zwrotu w prawidłowej wysokości.
B.d.k. dotyczące rozliczenia VAT tylko wówczas nie rodzą skutków o charakterze sankcji, gdy jednostka ujawniła i dokonała korekty w księgach rachunkowych oraz uregulowała zobowiązania podatkowe z tego tytułu przed podjęciem kontroli przez organ skarbowy. Korekty z tytułu VAT w księgach rachunkowych dokonuje się z uwzględnieniem ustawy o podatku od towarów i usług.
Oznacza to, że obniżenie VAT należnego o kwotę podatku naliczonego przy zakupach towarów i usług następuje w rozliczeniu za miesiąc, w którym podatnik otrzymał fakturę VAT lub dokument odprawy celnej SAD, albo w miesiącu następnym, nie wcześniej jednak niż w miesiącu otrzymania przez nabywcę towaru lub wykonania usługi albo otrzymania przedpłaty podlegającej opodatkowaniu. Korekta sprzedaży opodatkowanej mająca wpływ na wysokość VAT należnego powinna być uwzględniona w bieżącej deklaracji VAT-7. W przypadku gdy w wyniku korekty kwota VAT zostaje zwiększona, konieczne jest rozliczenie i zaksięgowanie także odsetek z tytułu zwłoki w zapłacie. Korekty zwrotu nadpłaconego w latach ubiegłych podatku należnego zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych.
Korekta błędów w podatku dochodowym. Błędne zapisy operacji gospodarczych mających wpływ na ustalenie przychodów, kosztów, wyniku finansowego i zobowiązania z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych powinny być wprowadzone do ksiąg rachunkowych, a ich skutki powodujące wzrost podatku wykazane w deklaracji podatkowej CIT-2 oraz w zeznaniu podatkowym CIT-8. Jeżeli korekta spowoduje wzrost zobowiązania podatkowego, to zobowiązanie to powiększa się o odsetki z tytułu zwłoki. Natomiast gdy błędne księgowanie było przyczyną nadpłaty podatku dochodowego, wówczas należy wystąpić do urzędu skarbowego z wnioskiem o zwrot nadpłaconego podatku. W trakcie roku obrotowego, gdy korekty w zapisach są stosunkowo niewielkie i nie wpływają istotnie na wielkość podatku, można je uwzględnić w bieżącym zeznaniu podatkowym, z tym zastrzeżeniem, że bez względu na ich wielkość wprowadza się je do ksiąg rachunkowych. Korekta podatku dochodowego z tytułu nadpłaty spowodowanej b.d.k. wykazanego w zeznaniu CIT-8 może nastąpić wyłącznie na podstawie decyzji urzędu skarbowego wyrażonej na piśmie.
Korekta błędów w dowodach gotówkowych i czekach. Błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawione jedynie przez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego. B.d.k. koryguje się w następujący sposób: 1) w dowodach źródłowych zewnętrznych, obcych i własnych – przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie i jego uzasadnienie (chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej); 2) w dowodach wewnętrznych – przez skreślenie błędnej treści lub kwoty (z utrzymaniem czytelności zapisu) i wpisanie treści poprawionej oraz naniesienie daty dokonanej poprawki i złożenie podpisu upoważnionej osoby; nie powinno się poprawiać pojedynczych liter lub cyfr, lecz całe wyrazy lub kwoty.
Najnowsze komentarze